Majiteľ malej stolárskej dielne pri Prievidzi hľadal montážnika a vybral si Petra. Dvanásť rokov praxe, na pohovore rozprával o zákazkách po celom Slovensku a obaja sa pri tom dobre zabavili. Po štyroch mesiacoch sa sťažovali dvaja zákazníci na nedotiahnuté montáže a mladší uchádzač s kratšou praxou, ktorého majiteľ odmietol, už pracoval u konkurencie v susednej obci.
Taká chyba nemusí byť smola. Roky praxe a voľný pohovor patria medzi metódy, ktoré výkon v novej práci predpovedajú najhoršie. Rozsiahla súhrnná analýza Paula Sacketta a kolegov z roku 2022 priradila počtu rokov praxe takmer nulovú predpovednú hodnotu a voľný rozhovor bez štruktúry skončil v dolnej polovici tabuľky.
Metódy, ktoré fungujú lepšie, pritom nie sú drahé ani zložité. Prejdeme celý postup výberu zamestnancov od opisu pozície po ponuku a pozrieme sa, čo ktorý krok naozaj prezradí.
Nábor a výber zamestnancov nie sú to isté
V praxi sa obe slová často zlievajú do jedného, ale ide o dve rôzne fázy. Nábor (získavanie zamestnancov) je všetko, čo vedie k tomu, aby sa vám prihlásili vhodní ľudia: opis pozície, inzerát, kanály, odporúčania od známych. Výber sa začína vo chvíli, keď máte na stole životopisy, a jeho úlohou je rozhodnúť, kto z prihlásených bude prácu robiť dobre.
Rozlišovať ich má praktický zmysel. Keď sa hlási málo ľudí alebo tí nesprávni, žiadny test ani pohovor to nezachráni a problém je v nábore. Keď sa hlási dosť dobrých uchádzačov a vy aj tak prijímate ľudí, ktorí o pol roka odchádzajú, slabý je výber.
Postup výberu zamestnancov krok za krokom
Celé výberové konanie sa dá rozložiť na sedem krokov. Malá firma niektoré spojí, ale žiadny z prvých troch by nemala vynechať.
- Opis pozície: čo bude človek robiť a podľa čoho spoznáte, že ju robí dobre.
- Inzerát, ktorý tú prácu opíše bez prikrášľovania.
- Triedenie životopisov podľa vopred daných podmienok.
- Krátke prvé kolo po telefóne alebo cez video.
- Skúšobná úloha, test znalostí alebo dotazník.
- Pohovor s rovnakými otázkami pre všetkých a hodnotenie hneď po ňom, potom referencie.
- Ponuka a odpoveď všetkým, ktorí sa dostali do užšieho výberu.
Opis pozície: tri až päť vlastností, nie zoznam želaní
Najčastejšia chyba vzniká ešte pred inzerátom. Firma vie, akú prácu treba urobiť, ale nevie, podľa čoho spozná človeka, ktorý ju zvládne. Spíšte si tri až päť vlastností alebo zručností, bez ktorých to nepôjde. Pri montážnikovi napríklad presnosť, samostatnosť u zákazníka a spoľahlivosť v termínoch. Pri obchodníkovi schopnosť začať rozhovor s cudzím človekom a vydržať odmietnutie.
Ku každej vlastnosti si potom napíšte, čo je nutné a čo len výhoda. Tento zoznam použijete pri písaní inzerátu, pri triedení životopisov aj na pohovore, takže sa k nemu budete vracať v každom ďalšom kroku.
Inzerát a triedenie životopisov
Inzerát rozhoduje, kto sa vôbec prihlási. Konkrétna náplň práce, mzda a pracovný režim pritiahnu ľudí, ktorí vedia, do čoho idú. Ako ho zostaviť a ktoré formulácie doň nepatria, opisuje sprievodca ako napísať inzerát na prácu.
Životopisy potom triedte podľa nutných podmienok zo zoznamu, nie podľa toho, ako vyzerajú. Pekná grafika, fotka a známa firma v histórii hovoria o tom, ako človek vie napísať životopis. O jeho budúcom výkone takmer nič.
Prvé kolo, testy a pohovor
Telefonát na desať až pätnásť minút ušetrí cestu vám aj uchádzačovi. Overíte si dostupnosť, mzdové predstavy a dve tri otázky k nutným podmienkam. Až s užším výberom má zmysel stráviť hodinu na osobnom pohovore, ideálne doplnenom krátkou skúšobnou úlohou alebo dotazníkom. Ako viesť samotný rozhovor, opisuje sprievodca ako viesť pohovor.
Ktoré metódy výberu predpovedajú výkon
Psychológovia práce porovnávajú metódy výberu podľa toho, ako silno súvisí to, čo metóda zmeria, s neskorším výkonom v práci. Výsledkom je korelácia medzi 0 a 1: nula znamená žiadnu súvislosť, jednotka dokonalú predpoveď. V reálnom výbere sa najlepšie metódy pohybujú okolo 0,4.
Dlho sa citovala prehľadová štúdia Franka Schmidta a Johna Huntera z roku 1998, podľa ktorej vychádzal najlepšie test všeobecných kognitívnych schopností. Paul Sackett, Charlene Zhang, Christopher Berry a Filip Lievens v roku 2022 ukázali, že staršie výpočty mnohé odhady nadsadili pre spôsob, akým sa opravovali dáta. Poradie sa zmenilo a na prvé miesto sa dostal štruktúrovaný pohovor.
| Metóda | Sackett a kol. 2022 | Schmidt a Hunter 1998 |
|---|---|---|
| Štruktúrovaný pohovor (rovnaké otázky, vopred daná škála) | 0,42 | 0,51 |
| Test odborných znalostí | 0,40 | 0,48 |
| Pracovná vzorka (skúšobná úloha z reálnej práce) | 0,33 | 0,54 |
| Test kognitívnych schopností | 0,31 | 0,51 |
| Test čestnosti (integrity) | 0,31 | 0,41 |
| Assessment centrum | 0,29 | 0,37 |
| Osobnostný dotazník: svedomitosť | 0,19 | 0,31 |
| Voľný pohovor bez štruktúry | 0,19 | 0,38 |
| Počet rokov praxe | 0,07 | 0,18 |
Čísla sú priemery z mnohých štúdií a rôznych profesií. Pre vašu konkrétnu pozíciu môžu vyjsť inak, preto ich berte ako poradie, nie ako presnú predpoveď. Referencie od bývalých zamestnávateľov v tabuľke chýbajú zámerne: Sackett a kolegovia ich neprepočítali, lebo staršie štúdie na to nemali dosť údajov, a skoršie odhady ich radili skôr do slabšej polovice.
Čo z tabuľky vyplýva pre prax
Rozdiel medzi štruktúrovaným a voľným pohovorom je v číslach viac ako dvojnásobný, a pritom ide o tú istú hodinu rozhovoru. Líšia sa len tým, že všetci dostanú rovnaké otázky a vy odpovede hodnotíte podľa vopred danej škály. Ako taký pohovor pripraviť, ukazuje sprievodca štruktúrovaný pohovor.
Pri osobnostných dotazníkoch vychádza svedomitosť ako najstálejšia vlastnosť naprieč profesiami, čo ukázali už Murray Barrick a Michael Mount v roku 1991. Samotná súvislosť s výkonom je však skromná. Dotazník sa preto hodí skôr ako podklad k otázkam než ako sito. Čo osobnostné testy merajú a kedy pomôžu, rozoberá článok osobnostné testy pri výbere zamestnancov.
A roky praxe? Hovoria, ako dlho človek danú prácu robil, nie ako dobre. Dvanásť rokov montáží môže byť dvanásť rokov poctivej roboty, alebo jeden rok zopakovaný dvanásťkrát.
Kombinujte dve až tri metódy, nie všetky
Každá metóda zachytí len časť toho, čo rozhoduje o výkone. Väčší úžitok prinášajú metódy, ktoré merajú niečo iné: pracovná vzorka ukáže zručnosť, pohovor správanie v minulých situáciách, dotazník sklony, ktoré sa v hodinovom rozhovore neprejavia. Schmidt a Hunter v roku 1998 ukázali, že keď sa k testu kognitívnych schopností pridá štruktúrovaný pohovor alebo test čestnosti, predpoveď sa citeľne zlepší.
Pridávať ďalšie a ďalšie kolá však nepomáha donekonečna. Každý krok navyše predlžuje výber a najlepší uchádzači medzitým prijímajú iné ponuky. Pre väčšinu pozícií v malej a strednej firme stačí toto:
| Pozícia | Rozumná kombinácia |
|---|---|
| Skladník, výroba, prevádzka | Telefonát, štruktúrovaný pohovor, krátka ukážka práce na mieste |
| Účtovník alebo účtovníčka, administratíva | Test odborných znalostí na modelovom príklade, štruktúrovaný pohovor |
| Obchodník, zákaznícka podpora | Modelový telefonát alebo e-mail zákazníkovi, osobnostný dotazník ako podklad, štruktúrovaný pohovor |
| Vedúci tímu | Štruktúrovaný pohovor s modelovými situáciami, dotazník, rozhovor s budúcim tímom alebo nadriadeným |
Kde sa vaše súčasné výberové konanie od tejto tabuľky líši najviac? Vo väčšine firiem v tom, že na pohovor nemajú pripravené otázky ani skúšobnú úlohu.
Výber zamestnancov v malej firme bez HR oddelenia
Personalistu vo firme s pätnástimi ľuďmi zvyčajne nikto nemá a výber robí majiteľ alebo vedúci prevádzky popri dvoch iných úlohách. Neznamená to však, že musí vyberať podľa dojmu. Minimum, ktoré stačí, zaberie pár hodín prípravy raz a potom sa opakuje:
- Jeden list s tromi až piatimi vlastnosťami pozície, rozdelenými na nutné a výhodu.
- Šesť až osem otázok, ktoré dostanú všetci uchádzači v rovnakom poradí.
- Hodnotiaci hárok so škálou 1 až 5 pri každej vlastnosti, vyplnený hneď po pohovore, skôr než príde ďalší uchádzač.
- Jedna krátka úloha z reálnej práce, napríklad vybaviť sťažnosť zákazníka alebo skontrolovať chybnú faktúru.
- Dvaja ľudia, ktorí hodnotia každý sám a výsledky porovnajú až potom.
Otázky nemusíte vymýšľať od nuly. Hotové otázky na pohovor podľa pozície a vlastností, aj s opisom dobrej odpovede a varovného signálu, nájdete zadarmo v generátore otázok na pohovor. Vybrané otázky si môžete vytlačiť ako hárok s miestom na poznámky.
Pomáha aj jedno pravidlo navyše: nerozhodovať sa v deň pohovoru. Majiteľ dielne z úvodu by si na druhý deň nad vyplnenými hárkami možno všimol, že mladší uchádzač mal pri presnosti päťku a Peter trojku, len to na pohovore prehlušili historky.
Ako spoznať, že váš výber funguje
Tabuľka vyššie platí pre priemer tisícov firiem. Či funguje váš postup, zistíte len z vlastných ľudí, a stačí na to jednoduchá evidencia. Hodnotiace hárky z pohovorov neskartujte hneď po nástupe. Odložte ich a po pol roku ich položte vedľa toho, ako nový človek naozaj pracuje.
Možno zistíte, že vysoké hodnotenie pri jednej vlastnosti s neskorším výkonom súvisí a pri inej vôbec. Vtedy viete, ktorú otázku vymeniť. Účtovnícka kancelária v Prešove, ktorá takto po roku porovnala hárky štyroch nových ľudí, prišla napríklad na to, že otázka na prácu pod tlakom pred uzávierkou rozlišovala dobre, kým otázka na tímovú spoluprácu dávala všetkým rovnakú štvorku.
Pomôže aj obyčajná otázka nadriadenému po skúšobnej dobe: prijali by ste tohto človeka znova? Keď na ňu opakovane počujete „skôr nie“, chyba nebýva v jednom uchádzačovi, ale v tom, podľa čoho vyberáte. Koľkých z vašich posledných piatich prijatých ľudí by ste dnes prijali znova?
Čo stojí zlý výber
Na internete kolujú paušálne čísla, koľko platov stojí zle obsadená pozícia. Spoľahlivý odhad pre vašu firmu z nich nevypočítate, pretože náklady sa líšia podľa odboru, pozície a toho, ako rýchlo chybu odhalíte. Užitočnejšie je prejsť si, z čoho sa skladajú:
- mzda za týždne, keď sa človek zaúčal a výkon neprinášal,
- čas vedúceho a kolegov, ktorí ho zaúčali a potom opravovali chyby,
- zákazníci, objednávky alebo zákazky, ktoré sa medzitým pokazili,
- nový inzerát, nové pohovory a ďalšie zaučenie od začiatku,
- nálada v tíme, ktorý musí prácu za odchádzajúceho doháňať.
Keď sa zlý výber opakuje, prejaví sa vo fluktuácii, hlavne v odchodoch počas prvých mesiacov. Ako ju vypočítať a čo ju znižuje, opisuje sprievodca fluktuácia zamestnancov. Odchody do troch mesiacov od nástupu sú najčastejšie signálom, že výber alebo nástup nefungujú.
Testy a pohovor spolu
Tabuľka metód naznačuje, kde je najväčšia rezerva: v spojení podkladov, ktoré o uchádzačovi máte, s otázkami, ktoré mu položíte. Dotazník sám nerozhodne a pohovor bez podkladov sa ľahko stočí k sympatiám. Keď však viete, v čom sa uchádzač od potrieb pozície najviac líši, viete aj, na čo sa ho opýtať.
Presne tak funguje výber zamestnancov s Pre firmy. Uchádzači vyplnia testy osobnosti online a vy dostanete report každého kandidáta s otázkami na pohovor na mieru jeho výsledkom, profil pozície, podľa ktorého ich môžete zoradiť, a ich porovnanie. Skúšobné kredity sú zadarmo, takže si celý postup môžete prejsť na jednom výberovom konaní.
Rozhodnutie však zostáva na vás a na ľuďoch, ktorí s novým kolegom budú pracovať. Test ukáže, kde sa pýtať podrobnejšie. Odpoveď na tú otázku musíte počuť od uchádzača.
Ak chcete vedieť, ako výber vyzerá z druhej strany stola, pozrite sa, čo uchádzačom radí sprievodca ako uspieť na pohovore. Kto sa pripravuje podľa neho, príde so sadou nacvičených príbehov, a štruktúrovaný pohovor s doplňujúcimi otázkami je najlepší spôsob, ako pod nimi nájsť skutočnú skúsenosť.