Zuzana vlastní v Trnave čerpaciu stanicu s malým bistrom a hľadá obsluhu na ranné zmeny. Na pohovor si zavolala aj Jozefa, ktorý vedie bistro. Uchádzač po polhodine odišiel a Zuzana bola spokojná: „Milý, pohotový, zákazníkov zvládne.“ Jozef len pokrútil hlavou: „Ani raz nepovedal, čo by robil, keby o šiestej ráno vypadla pokladnica a rad siahal až k dverám.“
Sedeli pri tom istom stole a počuli tie isté odpovede. Zuzana sa pýtala, čo ju práve napadlo, Jozef v duchu sledoval, či uchádzač niekedy riešil tlak a sťažnosti. Každý hodnotil niečo iné, a tak dospeli k opačnému záveru.
Presne toto rieši štruktúrovaný pohovor. Nejde o prísnejší tón ani o dlhší zoznam otázok. Ide o to, aby všetci uchádzači dostali rovnakú šancu a všetci, ktorí sa pýtajú, hodnotili to isté podľa rovnakého meradla.
Čo robí pohovor štruktúrovaným
Michael Campion, David Palmer a James Campion v roku 1997 prešli dlhý rad štúdií o pohovoroch a opísali 15 prvkov, ktorými sa dá pohovor „spevniť“. Rozdelili ich do dvoch skupín: na čo sa pýtate a ako hodnotíte. Malej firme stačí z nich vziať niekoľko.
- Otázky vychádzajú z pozície. Najprv viete, čo práca vyžaduje, až potom skladáte otázky.
- Všetci uchádzači na tú istú pozíciu počujú rovnaké otázky v rovnakom poradí.
- Pýtate sa na skutočné správanie z minulosti alebo na modelovú situáciu, nie na názory o sebe.
- Každá odpoveď sa hodnotí zvlášť, na škále s vopred opísanými bodmi (kotvami).
- Kto sa pýta, hodnotí sám a až potom sa výsledky porovnajú.
Štruktúra teda neznamená robota, ktorý číta z papiera. Znamená, že o tom, čo je dobrá odpoveď, sa rozhodne pred pohovorom, a nie podľa toho, aký sympatický bol uchádzač.
Prečo funguje lepšie ako voľný rozhovor
Paul Sackett, Charlene Zhang, Christopher Berry a Filip Lievens v roku 2022 nanovo prepočítali desaťročia výskumu o tom, ktoré metódy výberu predpovedajú pracovný výkon. Štruktúrovaný pohovor im vyšiel ako najlepší zo všetkých, s priemernou koreláciou s výkonom 0,42. Voľný, neštruktúrovaný pohovor dosiahol 0,19, teda menej ako polovicu.
Prekvapí aj iné číslo z tej istej analýzy. Počet rokov praxe vyšiel len na 0,07. Uchádzač s desiatimi rokmi skúseností teda nemusí byť lepšia voľba ako niekto s dvomi, kým neviete, čo v tých rokoch naozaj robil. A presne to štruktúrovaný pohovor zisťuje.
Autori zároveň upozorňujú, že pri štruktúrovanom pohovore sa výsledky medzi štúdiami výrazne líšia. Pohovor s nálepkou štruktúrovaný môže byť dobrý, ale aj priemerný. Rozhoduje, ako dobre sú pripravené otázky a škály a či sedia na konkrétnu prácu.
Prečo to funguje? Vo voľnom rozhovore vyhráva ten, kto vie rozprávať, kto sa podobá tomu, kto sa pýta, alebo kto urobil dobrý prvý dojem. Keď všetci dostanú rovnaké otázky a hodnotia sa odpovede, nie celkový pocit, ostáva na tieto skreslenia oveľa menej miesta. Ako s nimi pracovať počas celého rozhovoru, rozoberá článok ako viesť pohovor s uchádzačom.
Ako zostaviť štruktúrovaný pohovor krok za krokom
1. Vyberte 3 až 5 vlastností, na ktorých na pozícii naozaj záleží
Nie „aby to bol dobrý človek“. Konkrétne: pri obsluhe na čerpacej stanici napríklad pokoj v rannej špičke, spoľahlivosť pri nástupe na zmenu a slušnosť k nespokojnému zákazníkovi. Pomôže otázka: kvôli čomu boli problémy s poslednými ľuďmi na tejto pozícii? A naopak, čo mal ten, kto sa osvedčil?
2. Ku každej vlastnosti pripravte dve otázky
Jedna sa pýta na minulosť („Opíšte situáciu, keď…“), druhá na modelovú situáciu („Čo urobíte, keď…“). Minulé správanie ukazuje, čo človek naozaj robil, modelová situácia sa hodí pri absolventoch a ľuďoch, ktorí takú skúsenosť ešte nemajú. Rozdiel medzi oboma typmi a doplňujúce otázky podľa metódy STAR nájdete v článku o behaviorálnych otázkach na pohovore.
3. Napíšte si, ako znie dobrá odpoveď a čo je varovný signál
Tento krok väčšina ľudí na pohovoroch preskočí. Bez neho si však každý dosadí vlastnú predstavu. Dobrá odpoveď má zvyčajne konkrétne kroky, úlohu samotného uchádzača a výsledok. Varovný signál je napríklad vina vždy na strane iných, všeobecné frázy bez príkladu alebo riešenie, ktoré obchádza pravidlá firmy.
4. Pripravte škálu 1 až 5 s opísanými kotvami
Číslo bez opisu znamená pre každého niečo iné. Pre jedného je trojka „v poriadku“, pre druhého „slabé“. Preto si opíšte aspoň body 1, 3 a 5. Takto môže vyzerať jedna vlastnosť:
| Hodnotenie | Spoľahlivosť: „Opíšte situáciu, keď ste zistili, že nestihnete to, čo ste sľúbili.“ |
|---|---|
| 5 | Konkrétna situácia. Ozval sa sám a včas, ponúkol náhradné riešenie, vec dotiahol alebo presne povedal, čo sa zmení. Vie, čo by nabudúce urobil inak. |
| 4 | Konkrétna situácia a rozumné riešenie, ale ozval sa až na poslednú chvíľu alebo po pripomenutí. |
| 3 | Situáciu opíše skôr všeobecne. Nejako ju vyriešil, svoju úlohu veľmi neopisuje. |
| 2 | Nevie nájsť konkrétny príklad, hovorí o tom, ako to „zvyčajne robí“. |
| 1 | Vina je na kolegoch, systéme alebo zákazníkovi. Nikomu nedal vedieť, alebo to nepovažuje za problém. |
Na škále hodnotíte odpoveď, nie človeka. Uchádzač môže dostať pri spoľahlivosti päťku a pri pokoji v špičke dvojku. To je cenná informácia, nie chyba v hodnotení.
Ak nechcete začínať od prázdneho papiera, pomôže vám generátor otázok na pohovor. Je zadarmo, bez registrácie a bez e-mailu: vyberiete pozíciu a vlastnosti a pri každej otázke uvidíte dobrú odpoveď a varovný signál. Vybrané otázky si skopírujete alebo vytlačíte ako hárok na pohovor vo formáte A4.
Hodnotiaci hárok: čo na ňom má byť
Hárok je papier, ktorý máte počas pohovoru pred sebou. Neslúži byrokracii, ale pamäti. Po treťom uchádzačovi v jedno popoludnie si nikto presne nevybaví, kto čo povedal.
- Meno uchádzača, dátum, pozícia a meno toho, kto hodnotí.
- Otázky v poradí, v akom ich položíte, a pri každej miesto na poznámky.
- Pri každej otázke krátky opis dobrej odpovede a varovného signálu, aby ste ich mali pred očami.
- Škála 1 až 5 pri každej otázke alebo vlastnosti.
- Na konci priestor na celkový dojem a na otázky, ktoré ešte overíte, napríklad v referenciách.
Poznámky píšte stručne a o tom, čo uchádzač povedal, nie o tom, ako vyzeral. „Sám dvakrát volal dodávateľovi“ je užitočný zápis. „Sympatický, trochu nervózny“ vám o týždeň nepomôže.
Hodnoťte hneď, každý sám, a potom porovnajte
Keby Zuzana s Jozefom hodnotili podľa hárku, každý by po pohovore vyplnil body sám, bez debaty. Až potom by si hárky položili vedľa seba. Kde sa líšia o jeden bod, nič sa nedeje. Kde jeden dal päťku a druhý dvojku, je o čom hovoriť: počul každý niečo iné, alebo hodnotia podľa iného meradla?
Prečo nediskutovať hneď? Spoločná debata sa zvyčajne zastaví pri názore toho, kto má vo firme najväčšie slovo, a ostatní sa mu nevedome prispôsobia. Samostatné hodnotenie vám dá dva nezávislé pohľady namiesto jedného a pol.
Hodnoťte ideálne hneď po odpovedi alebo do pár minút po konci rozhovoru. Večer si už pamätáte hlavne celkový pocit, a to je presne to, čo chcete obmedziť.
A otázka pre vás: koľko pohovorov ste za posledný rok viedli bez jedinej poznámky? Ak viac ako polovicu, hodnotiaci hárok vám pravdepodobne zmení viac než akákoľvek nová otázka.
„Nebude to pôsobiť ako výsluch?“
Toto je najčastejšia námietka a je oprávnená. Campion a kolegovia si všimli, že niektoré prvky štruktúry, napríklad zákaz doplňujúcich otázok alebo zákaz otázok od uchádzača, sa nepáčia uchádzačom ani tým, ktorí pohovor vedú. Všetky však netreba.
- Začnite uvoľnene. Päť minút na predstavenie firmy, pozície a priebehu pohovoru. Uchádzačovi povedzte, že si budete robiť poznámky a že sa všetkých pýtate rovnako.
- Doplňujúce otázky sú dovolené. „A čo ste urobili vy?“ alebo „Ako to dopadlo?“ nie sú porušením štruktúry, ale cestou ku konkrétnej odpovedi.
- Nechajte priestor na otázky uchádzača, pokojne na konci. Aj z nich zistíte, ako o práci rozmýšľa.
- Hovorte normálne. Otázku z hárku nemusíte čítať doslova, stačí, keď sa pýtate na to isté.
Uchádzači navyše štruktúru často vnímajú ako férovú. Vedia, že ich neporovnávate podľa toho, či ste si sadli. Keď niekoho odmietnete, môžete mu aj konkrétne povedať prečo. Kto sedí na druhej strane stola a ako sa na pohovor chystá, opisuje článok ako uspieť na pohovore.
Štruktúrovaný pohovor v malej firme
Personálne oddelenie nepotrebujete. Autoservis so štyrmi ľuďmi si hárok pripraví za jedno popoludnie a použije ho pre všetkých uchádzačov na dané miesto. Keď na pozíciu prijímate znova o rok, máte hotovo a len doladíte.
Štruktúrovaný pohovor je jedna z metód výberu. Najlepšie funguje spolu so skúšobnou úlohou alebo dobre položenými otázkami v referenciách. Ako metódy spojiť a ktorú vynechať, rozoberá článok výber zamestnancov: metódy, ktoré predpovedajú výkon.
Ak uchádzači pred pohovorom vyplnia online testy osobnosti, štruktúra môže ísť ešte o krok ďalej. V nástroji na výber zamestnancov dostanete ku každému kandidátovi report s otázkami na pohovor podľa jeho výsledkov, takže sa pýtate presne tam, kde sa jeho profil líši od toho, čo pozícia potrebuje. Rozhodnutie však zostáva na vás a na tom, čo počujete pri stole.