Martin má v Žiline predajňu bicyklov a na sezónu hľadá predavača. Na pohovor príde uchádzač na bicykli za štyri tisícky eur a štyridsať minút sa rozprávajú o rámoch, prehadzovačkách a trasách v Malej Fatre. Martin odchádza s dobrým pocitom a na druhý deň volá: berieme vás. O mesiac ležia na pulte tri nevybavené reklamácie a nový kolega chodí do práce o dvadsať minút neskôr, než má.
Martin sa pritom nepomýlil v tom, či je ten človek príjemný. Pomýlil sa v otázke, ktorú si vôbec nepoložil: zvládne prácu, na ktorú ho berie? Pohovor bez plánu meria hlavne to, ako dobre si dvaja ľudia sadnú. Metaanalýza Paula Sacketta a kolegov z roku 2022 ukazuje, že voľný rozhovor predpovedá pracovný výkon zhruba s polovičnou silou oproti pohovoru, ktorý má vopred danú štruktúru.
Štruktúru si pritom pripraví každý, aj bez personálneho oddelenia. Prejdeme si postup od prípravy cez samotný rozhovor až po odpoveď uchádzačom, ktorí neprešli.
Skôr než pozvete prvého uchádzača: čo pozícia naozaj potrebuje
Väčšina zlých pohovorov sa pokazí ešte predtým, ako uchádzač vojde do dverí. Ten, kto sa pýta, nevie, koho presne hľadá, a tak hľadá „niekoho šikovného“. Potom rozhodne sympatia, lebo nič iné po ruke nie je.
Začnite tým, že si spíšete 3 až 5 vlastností, bez ktorých na tejto pozícii nikto neuspeje. Nie všeobecné cnosti, ale veci, ktoré sa v práci prejavia každý deň. Pri predavačovi bicyklov to môže byť spoľahlivosť (otvorí o deviatej, nie o deviatej desať), komunikácia s nespokojným zákazníkom a ochota učiť sa nový tovar. Znalosť bicyklov je vítaná, no dá sa doučiť. Dochvíľnosť sa doučuje oveľa ťažšie.
Pomôžu dve otázky. Prečo odišiel alebo musel odísť posledný človek na tejto pozícii? A čím vynikal ten najlepší, akého ste kedy mali? Odpovede vám zvyčajne povedia viac než hociktorý vzorový opis pracovnej pozície z internetu.
Vlastnosti potom rozdeľte na nutné a na tie, ktoré sú výhodou. Uchádzač, ktorý spĺňa všetky nutné a žiadnu výhodu, je stále lepšia voľba ako ten, kto oslní výhodami, ale jedna nutná vlastnosť mu chýba.
Rovnaké otázky pre všetkých
Ku každej vlastnosti si pripravte jednu či dve otázky a položte ich všetkým uchádzačom v rovnakom poradí. Znie to strojovo, no inak nemáte s čím porovnávať. Ak sa jedného pýtate na reklamácie a druhého na záľuby, porovnávate dva rôzne rozhovory, nie dvoch ľudí.
Kto bude pri stole
Ideálne sú dvaja. Jeden vedie rozhovor, druhý zapisuje, čo uchádzač hovorí (nie to, čo si o tom myslí). Úlohy si rozdeľte vopred, aby uchádzač nepozeral z jedného na druhého a nevedel, komu odpovedať. Vo firme s piatimi ľuďmi to môže byť majiteľ a vedúci zmeny, ktorí budú s novým človekom pracovať najviac.
Priebeh pohovoru: štyri časti a čas na každú
Na väčšinu pozícií stačí 45 až 60 minút. Dlhší rozhovor neprinesie viac informácií, len viac únavy na oboch stranách.
| Časť | Čas | Čo sa deje | Na čo si dať pozor |
|---|---|---|---|
| Úvod | 5 minút | Privítanie, kto ste, ako bude rozhovor prebiehať a ako dlho potrvá | Ešte nič nehodnoťte, len pomôžte uchádzačovi uvoľniť sa |
| Otázky | 30 až 40 minút | Pripravené otázky k vlastnostiam, doplňujúce otázky | Hovorí hlavne uchádzač, vy sa dopytujete |
| Otázky uchádzača | 10 minút | Priestor na jeho otázky, opis práce bez prikrášľovania | To, na čo sa pýta, prezrádza, o čo mu ide |
| Záver | 5 minút | Ďalšie kroky a termín, dokedy sa ozvete | Sľúbte len taký termín, ktorý dodržíte |
Úvod podceňuje takmer každý. Murray Barrick, Brian Swider a Greg Stewart v roku 2010 zistili, že dojem z prvých minút nezáväznej debaty súvisel s tým, ako uchádzača hodnotili na konci, aj s tým, či dostal ponuku. Neskoršia štúdia toho istého tímu (Swider, Barrick a Harris, 2016) ukázala, že dobrý prvý dojem nafukuje hodnotenie najmä prvých odpovedí. Úvod preto nechajte krátky a priateľský a hodnotiť začnite až pri prvej pripravenej otázke.
Časť s otázkami uchádzača berte vážne. Kto sa pýta na zmeny, zaškolenie a na to, čo robil jeho predchodca, premýšľa o práci. Kto sa pýta len na dovolenku a home office, tiež vám niečo hovorí. A buďte úprimní v tom, čo práca obnáša, aj v jej nepríjemných častiach. Uchádzač, ktorý o sobotných zmenách vie vopred, od vás neodíde po troch týždňoch práve kvôli sobotám.
Aké otázky klásť (a ktoré vynechať)
„Aké sú vaše slabé stránky?“ je najznámejšia otázka pohovorov, a preto takmer nič nepovie. Uchádzači majú pripravenú odpoveď z internetu, typicky „som príliš dôsledný“. Rovnako slabé sú otázky, na ktoré existuje jediná spoločensky správna odpoveď: „Viete pracovať v tíme?“ Nikto nepovie nie.
Oveľa viac sa dozviete z dvoch typov otázok:
- Otázky na minulé správanie chcú skutočnú situáciu: „Opíšte mi zákazníka, ktorý bol nespokojný a mal pravdu. Čo ste urobili?“
- Modelové situácie opíšu, čo sa u vás reálne stáva, a pýtajú sa na riešenie: „Je sobota, v predajni ste sami a príde zákazník s bicyklom, ktorý ste mu pred týždňom nastavovali. Vraj zase nefunguje. Ako postupujete?“
Otázky na minulosť bývajú silnejšie, lebo skutočný príbeh sa vymýšľa ťažšie ako ideálny postup. Pri absolventoch bez praxe pomôžu modelové situácie alebo otázky na školu, brigády a krúžky. Ako sa dopytovať, aby sa zo všeobecnej odpovede stal konkrétny príbeh, rozoberá článok o behaviorálnych otázkach a metóde STAR.
| Namiesto otázky | Opýtajte sa |
|---|---|
| Ste spoľahliví? | Kedy ste naposledy nestihli termín alebo prišli neskoro? Čo sa stalo a čo ste urobili potom? |
| Viete komunikovať so zákazníkmi? | Spomeňte si na rozhovor so zákazníkom, ktorý sa nepodaril. Čo by ste dnes povedali inak? |
| Zvládate stres? | Opíšte deň, keď horelo všetko naraz. Čo ste robili ako prvé a čo ste nechali tak? |
| Učíte sa rýchlo? | Čo ste sa za posledný rok museli naučiť do práce alebo do školy? Ako ste na to išli? |
Najcennejšia býva doplňujúca otázka. „A čo presne ste v tej chvíli povedali vy?“ „Ako to dopadlo?“ „Čo by na to povedal váš vtedajší vedúci?“ Až pri treťom či štvrtom dopytovaní sa zvyčajne ukáže, či bol uchádzač pri veci osobne, alebo len stál pri tom.
Ak nechcete otázky skladať od nuly, generátor otázok na pohovor vám ich zostaví podľa pozície a vlastností, ktoré hľadáte. Pri každej otázke uvidíte, ako vyzerá dobrá odpoveď a čo je varovný signál, a výber si vytlačíte ako hárok na pohovor. Je zadarmo a bez registrácie. Martinovej predajni by sa hodili rovno otázky pre predavača.
Hodnotenie hneď po pohovore, každý zvlášť
Pamäť je po troch pohovoroch za sebou nespoľahlivá. Uchádzači splynú a vybavíte si hlavne toho posledného a toho najhlasnejšieho. Hodnoťte preto hneď, ideálne do desiatich minút od odchodu uchádzača.
Postup, ktorý funguje aj v malej firme:
- Každý, kto sa pýtal, najprv hodnotí sám za seba, bez debaty s kolegom.
- Ku každej vlastnosti dá body na škále 1 až 5 a pripíše jednu vetu, čím to uchádzač doložil.
- Až potom hodnotenia porovnáte a o rozdieloch sa rozprávate nad konkrétnymi odpoveďami, nie nad dojmami.
Prečo každý zvlášť? Kto prehovorí prvý, nastaví latku. Keď majiteľ povie „mne sa páčil“, vedúci zmeny už ťažko prizná, že pri reklamáciách uchádzač zahováral. Samostatné hodnotenie vám navyše ukáže, kde sa pozeráte inak, a to býva najužitočnejšia informácia.
Aby sa škála 1 až 5 nečítala u každého inak, opíšte si vopred, čo znamená jednotka, trojka a päťka pri každej vlastnosti. Ako také kotvy napísať a ako vyzerá hodnotiaci hárok, ukazuje sprievodca štruktúrovaným pohovorom.
Chyby, ktoré robí takmer každý, kto vedie pohovory
Žiadna z týchto chýb nevzniká z nezáujmu. Sú to skratky, ktoré si ľudský úsudok robí sám, a štruktúra pohovoru je tu hlavne na to, aby im nechala menej miesta.
- Rozhodnutie v prvých minútach. Názor vznikne pri podaní ruky a zvyšok rozhovoru hľadá potvrdenie. Pomáha hodnotiť až podľa pripravených otázok.
- Podobnosť s vami. „Je ako ja pred desiatimi rokmi“ znie ako odporúčanie, ale je to len informácia o vás. Martinov predavač mal rovnaké hobby, nie rovnaký prístup k práci.
- Haló efekt. Jedna výrazná vlastnosť (výrečnosť, vzhľad, známa firma v životopise) prefarbí všetko ostatné.
- Viac hovoríte vy než uchádzač. Rozprávate o firme, histórii a plánoch a na konci viete o uchádzačovi menej než on o vás.
- Návodné otázky. „Nadčasy vám nevadia, však?“ má jedinú možnú odpoveď. Opýtajte sa radšej: „Ako často ste v predchádzajúcej práci zostávali dlhšie a ako vám to vyhovovalo?“
- Porovnávanie s predchádzajúcim uchádzačom namiesto požiadaviek. Po slabom uchádzačovi vyzerá priemerný ako hviezda.
Ktorú z nich poznáte u seba? Väčšina ľudí, ktorí vedú pohovory pravidelne, vie aspoň jednu vymenovať bez premýšľania.
Na čo sa na pohovore nepýtať
Otázky na deti, plánované tehotenstvo, vierovyznanie, národnosť, sexuálnu orientáciu, politické názory alebo členstvo v odboroch na pohovor nepatria. Zamestnávateľ smie od uchádzača chcieť len údaje, ktoré súvisia s prácou, a pravidlá na to nájdete v Zákonníku práce a v antidiskriminačnom zákone. Zdravotnú spôsobilosť posudzuje lekár, nie pohovor.
Väčšinu toho, čo potrebujete vedieť, sa pritom dá zistiť legálne. Namiesto „Kto vám stráži deti?“ opíšte pracovný čas a opýtajte sa: „Práca je na dve zmeny vrátane sobôt. Ako vám to vychádza?“ Podrobný prehľad tém, výnimiek a správnych formulácií nájdete v článku na čo sa na pohovore nesmiete pýtať. Text slúži na orientáciu a nenahrádza právne poradenstvo.
Prvé kolo po telefóne alebo cez video
Keď máte viac uchádzačov, než stihnete pozvať, pomôže krátke prvé kolo na diaľku. Stačí 15 až 20 minút a tri alebo štyri otázky, rovnaké pre všetkých.
- Najprv si overte podmienky, na ktorých sa často nedohodnete až na konci: mzda, miesto, zmeny, termín nástupu.
- Potom jedna či dve otázky k najdôležitejšej vlastnosti pozície.
- Na záver povedzte, kedy a ako sa ozvete.
Pri videu si vopred vyskúšajte techniku a pošlite uchádzačovi odkaz s dostatočným predstihom. Body nedávajte za pekné pozadie ani za rýchle pripojenie. Hodnoťte rovnako ako pri osobnom pohovore, len podľa odpovedí.
Po pohovore: odpoveď dostane každý
Dodržte termín, ktorý ste sľúbili. Ak sa rozhodovanie natiahne, pošlite aspoň krátku správu, že sa ozvete neskôr. Uchádzač, ktorý týždeň čaká na telefón, si medzitým urobí názor na celú firmu, a v menšom meste sa to rýchlo rozchýri.
Odmietnutie môže byť krátke a slušné: poďakujte za čas, napíšte, že ste vybrali iného uchádzača, a ak o to stojí, ponúknite jednu vetu spätnej väzby. Ako sa na pohovor pripravuje druhá strana stola a čo od vás čaká, sa dočítate v článku ako uspieť na pohovore.
Samotný pohovor je len jedna z metód výberu. Spolu s krátkou pracovnou úlohou alebo overením referencií predpovedá výkon spoľahlivejšie, než keď stojí sám. Ktoré kombinácie fungujú najlepšie, zhŕňa prehľad metód výberu zamestnancov.
Na jar Martin hľadal ďalšieho predavača. Spísal si štyri vlastnosti, ku každej dve otázky a s vedúcou servisu hodnotil každého uchádzača zvlášť. Nakoniec vzal pani, ktorá o bicykloch vedela menej ako ostatní, ale pri otázke na nespokojného zákazníka opísala krok za krokom, ako v predchádzajúcej práci vybavila spornú reklamáciu. Reklamácie teraz vybavuje ona.