Pondelok, pol ôsmej ráno. Jana nastupuje ako referentka nákupu do veľkoobchodu s elektroinštalačným materiálom v Košiciach. Prístup do skladového programu jej nikto nezriadil, stoličku si požičia z porady a konateľ Rastislav je do stredy na školení, o ktorom na pohovore nepadlo ani slovo. Kolegyňa jej ukáže, kde je kávovar, a vráti sa k objednávkam, ktoré horia.
Nič hrozné sa nestalo. Jana však večer prvýkrát premýšľa, či nezavolať personalistke z firmy, ktorej ponuku minulý týždeň odmietla. Firma, ktorá za jej výber zaplatila inzerát a niekoľko hodín pohovorov, o tom nevie nič.
Adaptačný plán nového zamestnanca je jednoduchý dokument, ktorý takýmto dňom predchádza. Nájdete tu vzor na prvý deň, prvý týždeň a 90 dní, rozdelenie úloh medzi vedúceho a patróna a to, na čo myslieť v skúšobnej dobe podľa slovenského Zákonníka práce.
Onboarding alebo adaptácia?
Slová sa v praxi zamieňajú, no oplatí sa ich oddeliť. Onboarding robí firma: pripraví miesto, prístupy, zaškolenie, predstaví ľudí a povie, čo od nováčika čaká. Adaptácia sa deje v človeku: zorientuje sa, naučí sa prácu, nájde si medzi kolegami miesto a prestane sa báť pýtať.
Adaptáciu teda za nikoho neurobíte. Viete ju však výrazne skrátiť, alebo ju natiahnuť tak, že človek odíde skôr, ako sa rozkuká. Výskumníci na to používajú ešte tretí pojem, organizačná socializácia.
Čo má mať nový človek po troch mesiacoch
Talya Bauerová z Portland State University zhrnula v roku 2010 výskum onboardingu do správy pre nadáciu SHRM a rozdelila ho do štyroch rovín. Prvou sú pravidlá: zmluva, bezpečnosť práce, vnútorné predpisy. Druhou je jasno v tom, čo sa od človeka čaká a podľa čoho spozná, že pracuje dobre. Treťou je kultúra, teda písané aj nepísané zvyky firmy. Štvrtou sú vzťahy s kolegami a prehľad, koho sa na čo pýtať.
Prekvapivé je, kde sa väčšina firiem zastaví. Pravidlá zvládne takmer každý, lebo to vyžaduje zákon, a podľa Bauerovej je to najnižšia úroveň. Zmluva podpísaná, školenie BOZP odškrtnuté, a čo presne má Jana o mesiac vedieť sama, s ňou nikto neprebral.
Ostatné roviny nie sú len príjemný bonus. Metaanalýza, ktorú Bauerová s kolegami publikovala v roku 2007 v Journal of Applied Psychology, spojila 70 vzoriek nových zamestnancov. Vplyv onboardingu na spokojnosť, výkon aj odchody v nej viedol cez tri veci: jasnú rolu, dôveru vo vlastné schopnosti a prijatie kolektívom. Kto po pár týždňoch vie, čo má robiť, verí si a cíti sa medzi kolegami prijatý, ten skôr zostane.
Vzor adaptačného plánu na prvé 3 mesiace
Plán nemusí mať dvadsať strán. Malej firme stačí jedna tabuľka, ktorú vedúci vyplní pred nástupom a v prvý deň ju nováčikovi ukáže. Bauerová odporúča kontrolné body po 30, 60 a 90 dňoch a tie sa hodia aj pre firmu s ôsmimi ľuďmi.
| Kedy | Čo sa má stať | Kto zodpovedá |
|---|---|---|
| Pred nástupom | Počítač, prístupy, miesto, pracovné pomôcky; e-mail s časom a miestom prvého dňa; vybraný a dohovorený patrón; kolegovia vedia, že niekto prichádza | vedúci |
| 1. deň | Osobné privítanie vedúcim, prehliadka, predstavenie ľuďom; školenie BOZP; prvá malá skutočná úloha; obed s patrónom | vedúci a patrón |
| 1. týždeň | Zaškolenie v hlavných činnostiach; zoznam ľudí, na ktorých sa obracať; na konci týždňa 15 minút s vedúcim: čo je jasné a čo nie | patrón, vedúci |
| 30 dní | Bežnú agendu zvláda s dohľadom; prvý rozhovor o cieľoch: čo má vedieť do 90 dní a ako sa to spozná | vedúci |
| 60 dní | Samostatná práca vo väčšine agendy; spätná väzba oboma smermi vrátane toho, čo by nováčik vo firme urobil inak | vedúci |
| 90 dní | Rozhovor o tom, ako sa darí; rozhodnutie pred koncom skúšobnej doby, ak bola dohodnutá; ciele na ďalšie obdobie | vedúci |
Dve veci z tabuľky sa najčastejšie vynechávajú. Prvou je skutočná úloha hneď v prvý deň, hoci malá: zadať jednu objednávku dodávateľovi pod dohľadom, skontrolovať jednu dodávku proti faktúre. Deň strávený čítaním smerníc nováčikovi skôr povie, že ho nikto nečakal.
Druhou je otázka na zlepšenia po 60 dňoch. Nový človek vidí firmu zvonku len niekoľko týždňov, potom si zvykne. Kto sa ho opýta včas, dozvie sa veci, ktoré mu stály tím nepovie.
Patrón: kolega, ktorý nie je šéf
Patrón (po anglicky buddy) je skúsený kolega, ktorý nováčikovi v prvých týždňoch pomáha s drobnosťami. Kde sa objednáva kancelársky materiál, ako sa v programe opraví chybný záznam, ktorý dodávateľ chce všetko telefonicky a komu je lepšie napísať. Neučí celú prácu, je hlavne poruke.
Prečo to nemá byť vedúci? Bauerová v správe uvádza, že noví ľudia sa mentorov pýtajú aj na veci, s ktorými za vedúcim nejdú, lebo sa boja, že budú pôsobiť neschopne. Otázka „Kde sa tu vlastne píše dochádzka?“ položená šéfovi tretíkrát je nepríjemná. Kolegovi od vedľajšieho stola nie.
Patróna vyberajte podľa ochoty a trpezlivosti, nie podľa toho, kto má práve najmenej roboty. A na prvé týždne mu trochu práce uberte, inak bude pomoc odbavovať rovnako ako kolegyňa z úvodu. Kto z vášho tímu by túto rolu zvládol s chuťou?
Ako rýchlo spoznať, ako nový človek pracuje
Vedúci často až po mesiacoch zistí, že nováčik potrebuje zadanie písomne alebo že sa nič neopýta, kým si nie je istý. Dovtedy si obaja čítajú medzi riadkami. Rýchlejšie je opýtať sa priamo na prvom rozhovore: Ako vám najlepšie odovzdávať úlohy? Chcete spätnú väzbu hneď, alebo raz za týždeň? Čo vás v predchádzajúcej práci najviac brzdilo?
Pomôcť môže aj podklad z osobnostných testov. Nový človek ich vyplní online v prvých dňoch a vedúci aj tím majú od začiatku prehľad, ako s ním komunikovať a spolupracovať, namiesto hádania. Ako to funguje, opisuje stránka o rozvoji a onboardingu zamestnancov. Test rozhovor nenahradí, len mu dá konkrétnejšie otázky.
Ak ste pohovor s uchádzačom viedli dôkladne, máte poznámky o tom, v čom je silný a kde si nie je istý. Vytiahnite ich pri plánovaní prvých úloh. Za tú informáciu už firma raz zaplatila.
Skúšobná doba a rozhovor pred jej koncom
Podľa § 45 Zákonníka práce v aktuálnom znení možno v pracovnej zmluve dohodnúť skúšobnú dobu najviac na tri mesiace. Šesť mesiacov je možných len u vedúceho zamestnanca v priamej riadiacej pôsobnosti štatutárneho orgánu alebo jeho člena a u vedúceho, ktorý je priamo pod ním. Skúšobná doba sa musí dohodnúť písomne, inak je neplatná, a predlžovať ju nemožno. Pri pracovnom pomere na určitú dobu nesmie presiahnuť polovicu jeho trvania a pri opakovane uzatváraných pomeroch na určitú dobu ju dohodnúť nemožno.
Jedna výnimka z predlžovania predsa existuje: ak zamestnanec pre prekážku v práci na svojej strane neodpracuje celú zmenu, skúšobná doba sa predĺži o jeden deň. V skúšobnej dobe môžu obe strany skončiť pracovný pomer písomne, z akéhokoľvek dôvodu alebo bez uvedenia dôvodu (§ 72). Oznámenie sa má druhej strane doručiť spravidla aspoň tri dni vopred a pri tehotnej žene, matke do konca deviateho mesiaca po pôrode, dojčiacej žene a mužovi na otcovskej dovolenke platia prísnejšie podmienky. Tento prehľad nie je právne poradenstvo, konkrétny prípad si overte s odborníkom.
Pre slovenskú firmu z toho plynie praktická vec: tri mesiace sú krátke a predĺžiť ich nemôžete. Rozhovor o tom, ako sa darí, preto patrí do druhého mesiaca, nie do posledného týždňa. Ak niečo nefunguje, nováčik o tom má vedieť už z rozhovoru po 30 a 60 dňoch, aby mal čas to zmeniť. Ako takýto rozhovor pripraviť a viesť, rozoberá článok o hodnotiacom rozhovore.
Zákon určuje aj povinnosti pri nástupe. Podľa § 47 ods. 2 musí zamestnávateľ zamestnanca oboznámiť s pracovným poriadkom, s kolektívnou zmluvou, s predpismi, ktoré sa týkajú jeho práce, a s predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci. To je prvá rovina Bauerovej, ktorú firmy zvyčajne zvládnu. Do plánu ju zapíšte aj tak, nech sa na nič nezabudne.
Prečo ľudia odchádzajú v prvých mesiacoch
Bauerová v správe cituje americké údaje, podľa ktorých polovica pracovníkov platených od hodiny odíde z nového miesta do 120 dní. Slovenské čísla v takomto členení k dispozícii nemáme a v jednotlivých odboroch sa to líši. Kto vedie prevádzku alebo sklad, pozná nováčika, ktorý po troch týždňoch prestane chodiť, aj bez štatistiky.
Dôvody bývajú obyčajné. Práca vyzerá inak, než ako ju opisoval inzerát alebo pohovor. Nikto nepovedal, čo je dobrý výkon, takže človek nevie, či sa mu darí. Alebo sa medzi kolegami necíti vítaný a po práci ho nič nedrží. Väčšinu z toho adaptačný plán rieši priamo, pretože vedúceho prinúti porozprávať sa včas.
Kto chce vidieť, či to vo firme funguje, nech si odchody do 90 dní počíta osobitne. Ako na to a čo hovoria čísla, nájdete v článku o fluktuácii zamestnancov. A ako vyzerajú prvé mesiace z druhej strany, opisuje sprievodca ako prežiť prvý rok v novej práci, ktorý čítajú samotní nováčikovia. Oplatí sa ho prečítať pred prvým plánom: uvidíte, čo vaši noví ľudia potrebujú počuť hneď v prvom týždni.